商業英文寫作之所以不是模板套一套、片語用一用就能寫好的原因是，除了「語言」、「內容」外，還有跟語用 (pragmatics) 息息相關的語氣、合適性要考量。這個複雜性，又會因為要溝通的「主題」而增加。

根據史丹佛大學研究，加上自己過去在各大產業、超過百家國際企業培訓的經驗，下面這些是大家特別苦手（但不限於）的主題：

  • CTA email（請人幫你做事情）
  • 對上司的拒絕信
  • 對老闆提出建議
  • 對客戶的催促信
  • 薪資斡旋信
  • 跟內部、外部的道歉信

一言以蔽之，這些都是 difficult conversations，需要清楚直接，但又不能有失說服力。

在這樣的狀況下，clear (清楚)、concise (簡潔)、compelling (強而有說服力) 這 3 個 C 的寫作原則就特別重要。

以 prompt action (請對方行動) 的 emails 而言：

  1. 一開始就需要點出寫作原因：I’m reaching out to discuss…
  2. 再來要點出行動的重要性：XYZ has highlighted the need for…
  3. 再來點出具體的行動：Specifically, we would need you to…
  4. 點出時間軸：We’re aiming to have these… completed by…
  5. 最後開放對方提問與雙向溝通

以上的句型只是舉例供參考，不限於此。針對這樣 prompt-action emails，根據組織心理學家以及眾多研究，還有一些特別的心法，能讓溝通夠有效。不管是拒絕、催促、斡旋等主題的英文 emails，也都是如此。

也因此，在最新一梯的 《360 度商英寫作》 課程中，我結合了賓大華頓商學院、哈佛商學院、史丹佛商學院等組織心理學研究，打造具專業、語言實用性、今天學明天上班可以用的重磅課程內容。有興趣的你，歡迎來聽聽我的公開課！

原文發表於：Alexander Wang 王梓沅英文・Feb 2