對於忙碌的上班族來說，參考各式各樣的「英文 email 抄本」看似很實用、好像是個 shortcut。但有效學習本無捷徑，不管是對於 “request” 的誤用、還是以為加上 “Please…” 就很禮貌，都是因為抄捷徑所造成。

舉例來說，不只哈佛商業評論，也包含華盛頓郵報，都曾經探討過 “at your earliest convenience” 這個用起來要非常小心的英文語塊。

有字典建議替換成 “as soon as possible (ASAP)”，但若對「上級」的 email 中寫 ASAP，大家仍然覺得合適嗎？

我的建議是，如果你對於親疏位階跟英文的對應關係，沒有信心做判斷，可以採用另外 2 種做法：

  1. 專業人士可能會提供確切的日期給對方，並客氣說明你希望對方在何時以前回覆給你。
  2. 替換成下方的句子：
  • “Your prompt reply would be greatly appreciated.” 
  • “I look forward to hearing from you soon.” 
  • “I’d be grateful for your prompt reply.” 
  • “I’d appreciate your prompt attention to this matter.”

用東拼西湊的方式建立起來的商業英文寫作能力，很容易遇到沒有碰過的溝通任務時，一瞬間崩塌。一封好的 business email（或任何商業寫作）至少要注意：

  • 商用文法（例如：which / that / it 的指代）
  • 用字遣詞是否符合商業和該產業的文化與習慣
  • 用字遣詞的精確性
  • 簡潔性（email 不應該寫太長）
  • 語域（依照主題、關係等等調整語言正式度）
  • 高頻情境的固定寫法（例如：拒絕信、道歉信、抱怨信）

這些要點都會在我的 《360 度商英寫作》 課程中一一處理，如果你想更完整、深入了解 business writing，不要錯過喔！

原文發表於：Alexander Wang 王梓沅英文・May 30