對於忙碌的上班族來說,走進誠品、上博客來買「英文email 抄本」是一個學習的捷徑。

但有效學習本無捷徑,不管是對於 “request”、”ASAP”、”Please…”、”as per” 的用法不熟稔,亂用反而被視為講話冗贅、惹怒上司,還是對於親疏程度不知如何用英文對應調整,因而冒犯全球總部,都是常聽到的故事。這些都是因為抄捷徑所造成的故事。

不只哈佛商業評論,也包含華盛頓郵報,都曾經探討過 “at your earliest convenience” 這個符合文法,用起來卻要非常小心的英文語塊。

有字典建議替換成 “as soon as possible (ASAP)”,但試想:若對「上級」的 email 中寫 ASAP,大家仍然覺得合適嗎?

我的建議是,不要輕信以偏概全的言論。如果你對於親疏位階跟英文的對應關係,沒有信心做判斷,就直接不要使用 “at your earliest convenience”,可以採用另外 2 種做法:

  1. 專業人士可能會提供確切的日期給對方,並客氣說明你希望對方在何時以前回覆給您。
  2. 替換成下方的句子:
  • Your prompt reply would be greatly appreciated.
  • I look forward to hearing from you soon.
  • I’d be grateful for your prompt reply.
  • I’d appreciate your prompt attention to this matter.

用東拼西湊的方式建立起來的商業寫作能力,很容易遇到沒有碰過的溝通任務時,一瞬間崩塌。

一封好的 business email(或任何商業寫作)至少要注意:

  • 商用文法(例如:which / that / it 的指代)
  • 用字遣詞是否符合商業和該產業的文化與習慣
  • 用字遣詞的精確性
  • 簡潔性(email 不應該寫太長)
  • 語域(依照主題、關係等等調整語言正式度)
  • 高頻情境的固定寫法(例如:拒絕信、道歉信、抱怨信)

這些要點都會在我的 《360 度商英寫作》 課程中一一處理,如果你想更完整、深入了解 business writing,不要錯過喔!


原文發表於:Alexander Wang 王梓沅英文・Nov 27