對於忙碌的上班族來說，走進誠品、上博客來買「英文email 抄本」是一個學習的捷徑。

但有效學習本無捷徑，不管是對於 “request”、”ASAP”、”Please…”、”as per” 的用法不熟稔，亂用反而被視為講話冗贅、惹怒上司，還是對於親疏程度不知如何用英文對應調整，因而冒犯全球總部，都是常聽到的故事。這些都是因為抄捷徑所造成的故事。

不只哈佛商業評論，也包含華盛頓郵報，都曾經探討過 “at your earliest convenience” 這個符合文法，用起來卻要非常小心的英文語塊。

有字典建議替換成 “as soon as possible (ASAP)”，但試想：若對「上級」的 email 中寫 ASAP，大家仍然覺得合適嗎？

我的建議是，不要輕信以偏概全的言論。如果你對於親疏位階跟英文的對應關係，沒有信心做判斷，就直接不要使用 “at your earliest convenience”，可以採用另外 2 種做法：

  1. 專業人士可能會提供確切的日期給對方，並客氣說明你希望對方在何時以前回覆給您。
  2. 替換成下方的句子：
  • Your prompt reply would be greatly appreciated.
  • I look forward to hearing from you soon.
  • I’d be grateful for your prompt reply.
  • I’d appreciate your prompt attention to this matter.

用東拼西湊的方式建立起來的商業寫作能力，很容易遇到沒有碰過的溝通任務時，一瞬間崩塌。

一封好的 business email（或任何商業寫作）至少要注意：

  • 商用文法（例如：which / that / it 的指代）
  • 用字遣詞是否符合商業和該產業的文化與習慣
  • 用字遣詞的精確性
  • 簡潔性（email 不應該寫太長）
  • 語域（依照主題、關係等等調整語言正式度）
  • 高頻情境的固定寫法（例如：拒絕信、道歉信、抱怨信）

這些要點都會在我的 《360 度商英寫作》 課程中一一處理，如果你想更完整、深入了解 business writing，不要錯過喔！

原文發表於：Alexander Wang 王梓沅英文・Nov 27