寫 Business Email 用 “Dear” 來稱呼對方會很過時嗎？

前天收到 Amazon 寄來的一封英文 email，開頭大大地寫著 “Dear Tzu Yuan Wang,”，一個月前從紐約時報收到的 email，也是這樣開頭的。

但在各種 business email 的疑難雜症中，最常被問到的問題之一，就是 email 開頭可否用 “Dear” 來稱呼對方。

那麼頻繁看到的用法，卻那麼常被問，代表大家被奇奇怪怪的文章標題和教學法恐嚇慣了。

Email 開頭用 “Dear” 當然可以。尤其跟外部的客戶、不熟悉的客戶、第一次來往的客戶、需要特別禮貌的客戶來往時，用 “Dear” 會比 “Hi” 還要好得多。不管是 Dear, / Hello, / Hi, / Hi there, / Hey folks,，甚至直接寫對方的名字，每個用法都有適合的時機點，不要用「過度簡化的口訣」來簡化 business writing 應該要有的細節。

這樣的問題反映的不是 business email 難寫，而是很多人對 email writing 沒有完整的認識。

缺乏系統性的學習最常見的特徵是「東看一本書、西抄一個模板、南看一個網路文章、北搭一本文法書」。用東拼西湊的方式建立起來的商業寫作能力，很容易遇到沒有碰過的溝通任務時，一瞬間崩塌。

一封好的 business email（或任何商業寫作）至少要注意：

• 商用文法（例如：which / that / it 的指代）
• 用字遣詞是否符合商業和該產業的文化與習慣
• 用字遣詞的精確性
• 簡潔性（email 不應該寫太長）
• 語域（依照主題、關係等等調整語言正式度）
• 高頻情境的固定寫法（例如：拒絕信、道歉信、抱怨信）

這些要點都會在我的 《360 度商英寫作》 課程中一一處理，如果你想更完整、深入了解 business writing，不要錯過喔！

_{原文發表於：Alexander Wang 王梓沅英文・Nov 18}