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【哎,現在年輕人英文 email 寫得亂七八糟?】|精選文章

2020.07.22

這句話是到很多大企業時,HR Head 或是管理階層最常跟我抱怨的一件事情。



大學教育不重視、很少練習英文寫作的狀況下,碰到「精簡」、「專業」、「有禮貌」的 business email,多數人都像是開著拼裝車用 150 km / hr 的速度在五楊高架上奔馳,隨時都會崩解。


再加上英語教學、出版界,很喜歡探討開頭要用 Dear 還是 Hi、用 Sincerely yours 會不會太正式這種騙讚的雞毛蒜皮議題,我常覺得:「這像是一部車都還沒有輪胎、就一直在討論椅子要用真皮還是合成皮,根本對學習無濟於事。」


上上禮拜,我給語用力課程學生看了一個網民,如何在知名心理學家、賓州大學教授 Angela Duckworth 的臉書上用不適當的方式留言跟她「詢問」某項業務。


當週我給他們的作業是:把我當成 Prof. Angela Duckworth,寫一封 email 給我。想想要怎樣表達、怎樣寫比較合適。 我收到了總共超過 30 封的 email。改完作業後的下個禮拜,我一進教室就說:「你們班大概只有 3 個人會收到 Dr. Duckworth 的回覆。」得不到回覆的 email 都有一個現象:


讀完不知道主旨是什麼、email 裡沒有在前面 1/4 的地方,有一句很清楚的主旨句,表達 email 要達成什麼目的、希望收到的人要考量什麼事情。



也許是因為受到中文寫作結構的影響,常常 


(1) 為了有禮貌,最後隱晦到不知道重點是什麼

(2) 喜歡在文章中後段放一個大煙火,很晚才進入重點內容


但我說 “Hey, email is meant to be short and sweet.” Dr. Duckworth 一天可能要收 500 封 email,在兼顧 clarity、politeness 之餘,她要一眼能找到你要她幹嘛的那個句子。


通常這個句子長這樣:

  • I am writing this email to…. 
  • The purpose of this email is to… 
  • The reason why I’m writing this email is to…
  • I am, therefore, wondering if it is possible for me… 
  • The reason why I… is that…


然後你要很清楚地用文字跟對方解釋,如果她對這個提案感興趣,她可以怎麼做,減少被提案者的思考成本。不是送她一個 Look forward to hearing from you. Thank you so much. 而已。


但與其說「現在年輕人英文 email 寫得亂七八糟。」我會說「現在的人英文 email 寫得亂七八糟」。但抱怨沒用,捲起袖子一起解決問題吧!

文:王梓沅
原文發表於:Alexander Wang 王梓沅英文【哎、現在年輕人英文 email 寫得亂七八糟…!?】・July 20